Linee guida per la fatturazione elettronica: come gestirla nel modo più efficace

Linee guida per la fatturazione elettronica: come gestirla nel modo più efficace
26 Ott 2018

Dal 1° Gennaio 2019 sarà obbligatoria la fatturazione elettronica per tutte le operazioni di cessione di beni e prestazione di servizi, sia nei confronti di soggetti passivi IVA (B2B) che di privati (B2C).

Soggetti esonerati

Sono esonerati dall’emissione di fatture elettroniche B2B e B2C solamente:

  • Soggetti che hanno adottato il regime forfetario ( ex L.190/2014) o il regime di vantaggio (regime dei minimi) ex D.L. 98/2011
  • Produttori agricoli in regime di esonero (con volume d’affari inferiore a 7.000,00 euro)

Anche per questi soggetti, invece, permane l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni già in vigore dal 2015.

Il percorso della fattura elettronica

La fattura elettronica è un file XML in formato ministeriale (la fattura cartacea o in PDF non avrà più alcun valore) nel quale viene indicato l’indirizzo del destinatario; il file viene trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI), il sistema informatico messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate che effettua i controlli del file ed emette le ricevute di:

  • consegnain caso di esito positivo del controllo la fattura viene recapitata al destinatario
  • scarto: in caso di esito negativo del controllo il file viene scartato, la fattura elettronica è considerata non emessa e può essere emessa nuovamente entro 5 giorni
  • mancata consegna: in questo caso occorre accertarsi che la fattura sia stata correttamente recapitata al destinatario.

In ogni caso la fattura si considera EMESSA solo nel momento in cui viene INVIATA allo SdI.

Il codice destinatario è un numero di 7 cifre associato alla partita IVA che permette il recapito delle fatture elettroniche. Nel caso il destinatario sia un consumatore privato il codice è composto da 7 zeri. Nel caso sia un soggetto non residente è composto da 7 X.

Sistemi di generazione e trasmissione 

La fattura può essere trasmessa allo SdI tramite:

  • PEC
  • Servizi informatici dell’Agenzia delle Entrate
  • Sistema di Web Service accreditato
  • Sistemi di trasmissione dati fra terminali remoti basati su protocollo FTP per i quali è parimenti richiesto un processo di accreditamento e un sistema informatico strutturato.

La soluzione consigliata

Soprattutto per le realtà aziendali che non dispongono di processi di gestione autonoma della fatturazione e della contabilità, l’utilizzo del sistema di Web Service risulta essere la soluzione più sicura ed efficace, in quanto garantisce la corretta emissione, il corretto recapito e la corretta conservazione a norma delle fatture elettroniche, che, soprattutto la trasmissione via PEC, non assicura.

Il Web Service è un software che può essere condiviso tra l’intermediario (il consulente) e il cliente, il quale può emettere, in autonomia o delegando lo Studio, le fatture attive e visualizzare le fatture passive, connettendosi ad un’area riservata; al contempo l’intermediario può visualizzare, controllare e inviare le fatture del cliente.

L’intermediario, inoltre, potrà in modo più agevole e immediato importare le fatture nel programma di contabilità.

Affinché le fatture passive (acquisti) siano visualizzabili all’interno di quest’area, il cliente dovrà comunicare ai propri fornitori il codice destinatario abbinato al web service utilizzato.

Non sarà necessario, comunque, comunicare il codice destinatario ai singoli fornitori, non appena verrà rilasciata la delega agli intermediari per inserirlo direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Per maggiori informazioni: info@colageo.it

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Dott.ssa Colageo

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